Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon.Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan
pengertian arsip ;
a. Menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971, arsip adalah
* Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kegiatan pemerintahan.
* Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
c. Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakn arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut :
* Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
* Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
d. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
* Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,
* Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
* Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari-hari administrasi negar